10 wskazówek - jak poprawić swoją wielozadaniowość

Wielozadaniowość to umiejętność istotna dla wielu ról i funkcji w różnych obszarach biznesowych. Może ona jednak działać na szkodę naszej wydajności i sprawności umysłowej. Gdy wielozadaniowość działa poprawnie, może być świetnym narzędziem do wykonywania kilku zadań jednocześnie, ale jeśli w rezultacie bierzesz na siebie za dużo obowiązków naraz, możesz odczuwać niepokój związany z poczuciem niewłaściwego podejmowania decyzji.

Przygotowaliśmy 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywnie wykorzystać wielozadaniowość w pracy:

1. Wyznacz sobie realne cele

Branie na siebie zbyt wielu zadań może spowodować niepotrzebny stres i zmartwienia. W pracy często dokładamy sobie pracy, która musi być w danym dniu lub tygodniu skończona, podczas gdy lepiej podzielić ją na mniejsze części, z którymi łatwiej sobie poradzić. Zamiast poczucia pokonania, gdy nie dajemy sobie rady z długą listą rzeczy do zrobienia, upewnij się, że postawiłeś sobie realne do spełnienia cele.

2. Daj sobie wystarczająco dużo czasu na realizację zadań

To ważne, abyś na początku rozeznał się, ile czasu potrzebujesz na wykonanie zadań, na najwyższym możliwym poziomie, abyś mógł zarządzać oczekiwaniami swojego zespołu. Gdy robisz zbyt wiele rzeczy naraz i nie dajesz sobie wystarczająco czasu na ich ukończenie, wielozadaniowość może wywołać u Ciebie niepotrzebny stres. Upewnij się, że założyłeś realne ramy czasowe na wykonanie zadań. Jeśli tego nie zrobisz i skończysz później, narazisz się tylko na dodatkowe nerwy.

3. Sporządź listę

Pisanie list lub korzystanie z narzędzi organizacyjnych, takich jak Excel czy Trello, pomoże Ci poczuć się pewnie z ilością pracy, jaką masz do wykonania. Gdy zamiast zapisać listę pozostawisz ją wyłącznie w pamięci, a pracujesz wielozadaniowo, to bardzo prawdopodobne, że zapomnisz o czymś istotnym. Pisanie listy zadań, z krótkim wyjaśnieniem przy każdym z nich, tworzy nam prosty spis rzeczy do zrobienia na dany czas.

4. Ustal hierarchię ważności swoich zadań

Gdy masz spisaną listę zadań, łatwiej Ci będzie uszeregować je pod względem ważności. Nadawanie priorytetów daje pewność, że najważniejsze zadania zostaną wykonane na czas. Pozwala nam także na zarządzanie oczekiwaniami biznesowymi w chwili, gdy pojawia się nowe zadanie, przed którym musisz uporządkować poprzednie sprawy i w pełni się do niego przygotować.

5. Planuj swój tydzień - dzień po dniu

Gdy już ustaliłeś priorytety swoich zadań, możesz przystąpić do rozplanowania swojego kalendarza na każdy dzień tygodnia. W ten sposób zaplanujesz wszystkie swoje zadania, którymi będziesz się zajmował w każdym dniu; dodatkowo będziesz w stanie zidentyfikować, czy są dni, w których mógłbyś skupić się wyłącznie na zadaniach priorytetowych. Daj sobie czas na skupienie i zaplanowanie, a pomoże Ci to efektywniej pracować wielozadaniowo w ciągu tygodnia.

6. Jeśli możesz - pogrupuj swoje zadania

Wykonywanie kompletnie różnych zadań w tym samym czasie może powodować zamieszanie. Upewnij się, planując swój tydzień pracy, że pogrupowałeś podobne zadania - będzie Ci łatwiej poruszać się między nimi, gdy są rozpisane w grupach i zdążysz wykonać pracę na czas.

7. Pracuj w równomiernym tempie

Gdy masz wiele zadań do wykonania, łatwo poczuć, że musisz się spieszyć, aby je wykonać, jednak przyniesie to odwrotny efekt do zamierzonego, gdy zdania będziesz musiał poprawiać. Pracuj w stałym tempie, a niczego nie przegapisz i będziesz w stanie zakończyć pracę najlepiej jak potrafisz.

8. Unikaj rozpraszania

Gdy jesteś zajęty i pracujesz nad wieloma różnymi zadaniami, ważne, abyś się nie rozpraszał. W czasie wzmożonej pracy poinformuj współpracowników, że potrzebujesz więcej czasu na skupienie i nie można Ci przeszkadzać, chyba, że sprawa jest nagła lub pilna.

Założenie słuchawek jest świetnym sposobem na odcięcie się od hałasu i koncentrację na wykonywanym zadaniu.

9. Rób sobie regularne przerwy

Praca non-stop w ciągu dnia w żadnym wypadku nie pomoże Ci wykonać swoich obowiązków na wysokim poziomie. Zapewnij sobie krótkie przerwy w ciągu dnia. Wracając z przerwy możesz zauważyć błędy, których wcześniej nie widziałeś.

10. Utrzymaj skupienie

Łatwiej powiedzieć niż zrobić, jednak utrzymanie skupienia to może być zaledwie wyłączenie telefonu w godzinach pracy czy niesprawdzanie maila co pół godziny. To wszystko pomoże Ci zachować koncentrację i wykonać zadania z listy szybciej niż w przypadku ciągłego odrywania od pracy.

Jeżeli szukasz nowych możliwości i chciałbyś zasięgnąć rady naszych wykwalifikowanych konsultantów, już dziś skontaktuj się z lokalnym biurem Michael Page.