Jak zdalnie wdrożyć nowych pracowników? Pięć prostych kroków

Obecny globalny kryzys zdrowotny, powoduje daleko idące komplikacje w obszarze procesów rekrutacyjnych, a jednym z kluczowych problemów jest wdrożenie nowych pracowników. W ciągu najbliższych tygodni i miesięcy wielu pracodawców będzie musiało odnaleźć się w nietypowej sytuacji wdrażania nowych członków zespołu nie osobiście, w biurze, lecz w sposób zdalny. Taka sytuacja będzie obowiązywała do czasu zniesienia przez władze państwowe nakazu zachowania dystansu społecznego i zalecenia pracy z domu.

Nie da się ukryć, że jest to wyzwanie dla obu stron, ale możemy Ci w tym pomóc. Oto pięć prostych kroków.

1. Zorganizuj wdrożenie wstępne

Ten krok jest często pomijany, ale w przypadku wdrożenia zdalnego zyskuje na znaczeniu. Wszystko sprowadza się do jednego pytania, – co, według Ciebie, miałby robić Twój nowy pracownik pierwszego dnia pracy? Dobrym pomysłem jest wysłanie powitalnego maila na tydzień lub dwa przed rozpoczęciem pracy z planem działań na najbliższe tygodnie. Zaplanuj pierwszy tydzień np. w formie dziennika, dzień po dniu, a każdy dzień niech zawiera dodatkowo rozpisane zadania od porannych do popołudniowych. Dzięki temu pracownik będzie miał jasny obraz, czego może się spodziewać z chwilą rozpoczęcia pracy.

Powitalny mail powinien zawierać informacje o osobach pierwszego kontaktu, dane managera czy osoby kontaktowej z HR, na wypadek pojawienia się jakichkolwiek pytań. Przedstaw swoim pracownikom poradnik lub prześlij im linki do filmików, w których znajdą informacje o biznesie, w którym będą się poruszać. Jeśli firma dysponuje platformą learningową, zapoznaj nowe osoby z jej funkcjonowaniem. Jeśli tylko istnieje taka możliwość, wyznacz osobę, która będzie mentorem lub kompanem dla nowych pracowników, pomagając im stawiać pierwsze kroki w ich pracy i karierze. Mentorzy, poza dostarczaniem cennej wiedzy, mogą odegrać kluczową rolę we wspieraniu osobistego i zawodowego wzrostu każdego nowego pracownika. Kompani mogą z kolei sprawdzić się, jako pomoc w zorganizowaniu swojej nowej przestrzeni pracy oraz będą zawsze pod ręką, by od razu odpowiadać na nasuwające się, co dzień pytania. Wszystkie te rady pomogą nowym pracownikom zagłębić się w kulturze prowadzenia biznesu, wizjach i wartościach reprezentowanych przez firmę.

2. Zadbaj o wsparcie techniczne

Gdy wstępne wdrożenie zostanie już zakończone, upewnij się, że nowy pracownik jest gotowy, by pracować zdalnie. Zapewnisz mu służbowy laptop i telefon, czy też będzie musiał sam o to zadbać? To istotne, aby takie kwestie ustalić już na początku. Powinieneś także sprawdzić, czy pracownik ma odpowiednie warunki do pracy i pewny dostęp do Internetu. Jeśli to możliwe, skontaktuj go z osobą lub całym zespołem, który zapewni mu specjalne wsparcie na początkowym etapie wdrażania. Można to zorganizować w formie cyklu spotkań lub stworzyć coś na kształt dedykowanego portalu online. Na koniec, dbając o bezpieczeństwo firmy, które jest priorytetem, upewnij się, że nowy pracownik jest zaznajomiony z polityką IT i loguje się przez sieć chronioną.  

3. Ustal jasną oś komunikacji

Nowe osoby pracujące samotnie z domu mogą czuć się odosobnione i odcięte od systematycznej komunikacji. Jest to szczególnie dotkliwe w sytuacji, gdy poza procesem rekrutacji, nie można spotkać się osobiście z nowymi współpracownikami. Z tego powodu niezwykle istotne jest, aby w pierwszych dniach pracy zorganizować serię wideokonferencji z kluczowymi osobami z firmy, gdyż zobaczenie ludzi i czas spędzony na takiej rozmowie zmniejsza poczucie odizolowania i buduje zaufanie. W tym celu, do dyspozycji mamy cały zestaw świetnych narzędzi, począwszy od Microsoft Teams, przez Zooma, po Skype’a. Pomogą one osobom początkującym lepiej zrozumieć, jaka jest ich rola w szerszej strategii biznesowej, a także pozwolą na budowanie trwalszych relacji w przyszłości. Bądź serdeczny i zorganizuj wirtualne spotkanie, na którym powitasz nowe osoby w zespole i zapewnij, że ich mentor/kompan jest do dyspozycji, gdy tylko będą potrzebowali wsparcia.

4. Zaplanuj regularne raportowanie

Dobrą praktyką jest sprawdzanie regularnie pracy nowych osób, ale w przypadku wdrażania zdalnego jest to jeszcze bardziej uzasadnione. W istocie, systematyczny check-in może odbywać się nawet częściej niż w przypadku wdrażania osoby fizycznie na miejscu, z pomocą innych pracowników. Istotne jest, aby wyznaczyć granicę między stworzeniem jasnej i otwartej komunikacji a poczuciem, że nowa osoba jest w niewielkim stopniu kontrolowana, nawet na odległość. Przez około pierwszy tydzień, codzienny meldunek jest koniecznością, jednak z biegiem czasu może on być redukowany, zwłaszcza, gdy twój nowy pracownik poznaje pozostałe osoby z biura i sam nawiązuje z nimi dalszą komunikację dotyczącą projektów czy najważniejszych zadań. Podpieraj wideokonferencje czy rozmowy telefoniczne jasnymi komunikatami mailowymi – będziesz mógł się do nich odnieść w późniejszych spotkaniach. Co ważne, szkolenie musi być zróżnicowane. Niekończące się sesje dotyczące chociażby systemu compliance nie będą motywujące! Upewnij się, że punktem centralnym szkolenia jest omówienie pakietu korzyści, jaki oferuje firma (inaczej EVP) i zrób co w Twojej mocy, aby go wprowadzić w życie i każdy pracownik mógł go właściwie wykorzystać.

5. Informuj o wynikach pracy

Mimo nietypowych warunków, okres próbny i warunki jego trwania nie zmieniają się – obie strony wykorzystują ten czas na zdecydowanie, czy nowa osoba spełnia wymagania i czy odpowiada jej pełniona przez nią rola. Nie zmienia to jednak faktu, że pewne oczekiwania będzie trzeba powściągnąć lub też wprowadzić ustępstwa w niektórych kwestiach, ze względu na wyjątkowe, trudne warunki wprowadzenia nowego pracownika i jego szkolenie na odległość, co może rzutować na efekty jego pracy. Dobrym pomysłem jest zdobycie informacji od takiej osoby, co sądzi o całym systemie wdrażania – możesz zdobyć w ten sposób cenne wiadomości, które wykorzystasz w przyszłości szkoląc zdalnie kolejnych pracowników.

Ważne, aby zapewnić ciągłe szkolenia, wsparcie i przewodnictwo w tym niepewnym czasie. Nawet jeśli masz do dyspozycji sprawdzone narzędzia do nauki online lub platformy treningowe, nie lekceważ potrzeby zaangażowania ludzi. Zespół Learning & Development powinien przeprowadzać regularne spotkania z nowymi pracownikami, szkolić ich i sprawdzać postępy. Udowodniono, że nowe osoby w zespole robią szybsze postępy, gdy mogą w pracy korzystać z ogólnodostępnego programu L&D, a wsparcie otoczenia pomaga im się rozwijać.

Jeśli zamierzasz zatrudnić topowych pracowników i wdrożyć ich online, już dziś umów się z naszymi konsultantami na rozmowę.