Kultura organizacyjna w czasach pracy hybrydowej: Jak zachować spójność i zaangażowanie?

Przepisy Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 roku regulują zasady wprowadzania i realizacji przez firmy pracy zdalnej. Z przeprowadzonego przez EY badania „Praca zdalna po polsku” wynika, że aż 88% polskich przedsiębiorstw zdecydowało się na wdrożenie jej modelu hybrydowego. 77% firm w swoich regulaminach zapisało, ile dni w tygodniu pracownicy powinni wykonywać swoje zadania w biurze. W 46% z nich są to trzy dni lub więcej, w 43% - 2 dni, a w 11% - jeden dzień.    

Bez wątpienia wzrost popularności modelu pracy hybrydowej, stawia przed organizacjami nowe wyzwania w zakresie utrzymania i kształtowania kultury organizacyjnej. Od tego jak silna ona będzie, zależy zaangażowanie pracowników i produktywność zespołów, które są kluczem do sukcesu każdej firmy.

Definicja kultury organizacyjnej

Kultura organizacyjna jest zbiorem wspólnych wartości, przekonań, postaw i praktyk, które określają sposób, w jaki w organizacji ludzie wchodzą w interakcje, podejmują decyzje i podchodzą do swojej pracy. To DNA firmy – jest ono unikalna dla każdej organizacji i wpływa na każdy aspekt jej działalności. Składają się nań jej historia i doświadczenia osób z nią i jej marką związanych: zarządzających, pracowników, klientów i interesariuszy.

W hybrydowym środowisku pracy utrzymanie silnej kultury organizacyjnej staje się szczególnie istotne. W przypadku pracowników istnieje ryzyko fragmentaryzacji kulturowej - każdy z obszarów może rozpocząć własne „życie”. Jednak firmy, które potrafią dostosować swoją kulturę do nowych warunków, często odkrywają, że te nowe okoliczności sprzyjają tworzeniu bardziej integracyjnej, elastycznej i odpornej na wstrząsy organizacji.

Czym jest kultura organizacyjna?

Kultura organizacyjna firmy często przedstawiana jest jako jej osobowość. To spójne i wspólne wzorce kształtujące postawy osób związanych z przedsiębiorstwem, opierające się na kilku kluczowych elementach:

• Wartości: Stanowią fundament kultury organizacyjnej. Są to podstawowe zasady, na których oparte są misja, wizja i wartości firmy, i które mają bezpośredni wpływ na jej decyzje i działania. Wśród swoich wartości firma może uznać za pierwszoplanowe: uczciwość, zadowolenie klienta, partnerstwo, innowacyjność czy zrównoważony rozwój.
• Normy: Spisane i niespisane zasady, które regulują codzienne zachowania w organizacji. Dotyczą one z reguły postanowień związanych z godzinami pracy, stylów komunikacji lub zasad ubioru.
• Przekonania: Wspólne założenia dotyczące funkcjonowania firmy i jej celów. Mogą one obejmować przekonania na temat roli i odpowiedzialności pracownika w firmie, podejścia do klientów lub zarządzania projektami.
• Zachowania: Widoczne przejawy kultury, działania i interakcje między pracownikami, które można zaobserwować na co dzień. Wyrażają sposób prowadzenia spotkań, podejmowania decyzji lub rozwiązywania konfliktów.
• Style przywództwa i zarządzania: Sposób, w jaki liderzy i menedżerowie wchodzą w interakcję z pracownikami i podejmują decyzje. Skuteczne przywództwo ma kluczowe znaczenie w kształtowaniu i utrzymywaniu kultury organizacyjnej.
• Symbole i artefakty: Fizyczne przejawy kultury organizacji, takie jak logo, układ biura, strój i rytuały. Symbole te wzmacniają wartości i normy organizacji.
• Komunikacja: Metody i style komunikacji stosowane w organizacji. Jasna, otwarta i spójna komunikacja pomaga budować zaufanie i wzmacniać wartości kulturowe organizacji.

Rola kultury organizacyjnej w firmie

Kultura organizacyjna odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu środowiska pracy. Wpływa na relacje między pracownikami i określa ich podejście do zadań.

Silna kultura zwiększa zaangażowanie pracowników, dając im poczucie celu i przynależności. Poprawia komunikację i współpracę poprzez ustanowienie wspólnych norm i oczekiwań.

Kultura odgrywa również kluczową rolę w procesach decyzyjnych. Kierując swoimi działaniami, a stojąc przed trudnym wyborem, pracownicy mogą odwoływać się do wartości i norm firmy. Takie podejście sprawia, że decyzje na wszystkich poziomach organizacji są spójne z jej ogólną misją i celami.

Co więcej, dynamiczna kultura sprzyja innowacyjności i kreatywności. Gdy pracownicy czują się doceniani i wspierani, są bardziej skłonni do podejmowania ryzyka i proponowania nowych rozwiązań. Te ostatnie z kolei, mogą mieć istotny wpływ na rozwój firmy.

Wreszcie, silna kultura organizacyjna jest potężnym narzędziem przyciągania i zatrzymywania talentów. Wielu pracowników przywiązuje dużą wagę do kultury firmy przy wyborze miejsca pracy.

Praca hybrydowa w Polsce

Przyjęcie modelu pracy hybrydowej w Polsce odzwierciedla szersze globalne trendy, ale transformacja ta nie obyła się bez wyzwań. Wiele polskich firm musiało zainwestować w nowe technologie, przeprojektować przestrzenie biurowe i przemyśleć praktyki zarządzania, aby dostosować się do pracy hybrydowej.

Pracownicy również musieli przyzwyczaić się do nowych sposobów pracy, równoważąc korzyści płynące z elastyczności z potrzebą współpracy.

Statystyki dotyczące wykorzystania hybrydowego modelu pracy w Polsce

Raport EY „Praca zdalna po polsku” potwierdza, że model hybrydowy organizacji pracy znalazł szczególne uznanie wśród polskich pracodawców. Wdrożyło go 88% organizacji. Jego regulaminy określają m.in. czas, jaki pracownicy muszą poświęcać pracy w biurze. Najczęściej są to trzy dni w tygodniu lub więcej (46% organizacji). Obecności dwóch dni w pracy wymaga 43% pracodawców, a przynajmniej jednego - 11%.

Z opublikowanego przez Deloitte dokumentu „Raport: Stan pracy hybrydowej w Polsce” wynika, że 46% badanych pracowników zadeklarowało chęć zmiany pracodawcy w przypadku, gdyby ten zwiększył liczbę dni pracy w biurze. Równocześnie 32% pracowników byłoby gotowych poświęcić część swoich zarobków by zachować satysfakcjonujące proporcje dni pracy w biurze i w domu.

Częściej w biurze pojawiają się przedstawiciele kadry kierowniczej - średnio 3 dni w tygodniu. Pracownicy - 2 dni.

W badaniu Deloitte pracownicy jako atut pracy w domu podkreślają znaczną oszczędność czasu na dojazdy (78%), możliwość skupienia się na pracy (50%), elastyczność czasu pracy (43%), także możliwość pracy z miejsca daleko położonego od firmy (22%).

To co pracowników przyciąga do biur to przede wszystkim lepsza możliwość budowania relacji (59%), lepsze zdrowie psychiczne dzięki kontaktom z ludźmi (55%), spotkania face-to-face (45%), możliwość oddzielenia pracy od życia osobistego (34%) i kontakt z przełożonym (24%).

Raport Polskiego Instytutu Ekonomicznego „Work-life balance a elastyczne formy organizacji pracy” podkreśla pozytywne opinie na temat hybrydowego modelu organizacji pracy wśród przedsiębiorców. 84% z nich uważa, że dzięki niemu mogą pozyskać lub utrzymać wartościowych pracowników. 82%, że ma wpływ na zwiększenie elastyczności funkcjonowania firmy. A 61%, że zwiększa produktywność pracowników.

Statystyki dowodzą zatem znaczenia dostosowania kultury organizacyjnej firm do nowej hybrydowej rzeczywistości. Przedsiębiorstwa, które z powodzeniem poradzą sobie z tą transformacją, uzyskają przewagę konkurencyjną związaną z zadowoleniem i produktywnością pracowników.

Dowiedz się więcej nt. pracy zdalnej na polskim rynku pracy

Wyzwania związane z budowaniem kultury organizacyjnej w obliczu pracy hybrydowej

Przejście na pracę hybrydową przyniosło szereg wyzwań związanych z utrzymaniem i budowaniem kultury organizacyjnej. By utrzymać kulturę pracy firmy - silną i spójną - wyzwania te wymagają nowego podejścia i strategii.

Rozproszenie zespołów

W przypadku fizycznego rozproszenia pracowników, jednym z głównych celów pozostaje utrzymanie poczucia jedności i wspólnego celu. To warunek silnej kultury organizacyjnej w firmie. Tymczasem praca zdalna:

• Ogranicza przede wszystkim spontaniczność kontaktów, które w środowisku biurowym często prowadzą do kreatywnego rozwiązywania problemów i budowania relacji. 
• Zwiększa zależność od cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, które nie są w stanie w pełni zastąpić kontaktu osób face-to-face. 
• Oznacza brak przestrzeni na szerokokontekstową dyskusję na temat realizowanych projektów i przez to może prowadzić do nieporozumień i przeinaczeń. 
• Utrudnia swobodne rozmowy i wspólne doświadczenia, które naturalnie występują w biurze. Tym samym ogranicza rozwijanie silnych, opartych na zaufaniu relacji.

Brak fizycznej obecności w biurze

Zmniejszona fizyczna obecność w biurze stanowi kolejne wyzwanie dla budowy silnej kultury organizacyjnej:

• Interakcje, które naturalnie występują w środowisku biurowym - rozmowy „przy kawie”, spontaniczne spotkania związane z poszukiwaniem rozwiązania jakiegoś problemu, wyjście na wspólny lunch - są zdecydowanie trudniejsze do odtworzenia w środowisku pracy hybrydowej. 
• Ma wpływ na skuteczny mentoring i wdrażanie nowych pracowników. Trudniej jest im poznawać kulturę firmy i budować relacje, gdy nie są fizycznie obecni w biurze każdego dnia.
• Może budować poczucie izolacji i odłączenia od spraw firmy. Pracownicy pracujący przez większość czasu z domu, mogą zacząć czuć się mniej związani ze swoimi współpracownikami. Degraduje to ich zaangażowanie i lojalność.

Trudniejszy dostęp do wiedzy

Kolejnym istotnym wyzwaniem jest zapewnienie równych doświadczeń dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich miejsca pracy. Badacze podkreślają, że: 

• Praca poza biurem ogranicza możliwości nieformalnego dzielenia się wiedzą.
• W organizacjach mogą się też pojawić ryzyka „dwóch prędkości” pracy. Pracownicy biurowi mogą mieć bowiem przewagę nad osobami pracującymi z domu w dostępie do informacji, a nawet możliwości rozwoju kariery.

Różne środowiska pracy

Model hybrydowy wprowadza często różnice w warunkach pracy:

• Część pracowników może mieć idealne warunki do pracy w domu. Inni z kolei mogą napotykać pewne ograniczenia, np. sprzętowe bądź też związane z zewnętrznymi czynnikami utrudniającymi im skupienie się na pracy. Taka sytuacja może prowadzić do spadków produktywności i satysfakcji z pracy.
• Różne środowiska pracy mają również różny wpływ na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Pracując w domu, część osób może mieć trudności z ustaleniem proporcji pracy i życia osobistego. 
• Praca w domu i w biurze może też oznaczać różne poziomy produktywności i skupienia pracowników. Deloitte podaje we wspomnianym wyżej raporcie, że 39% respondentów zauważa lepsze wyniki współpracy zespołu w biurze, podczas gdy 41% zauważa lepsze wyniki pracy indywidualnej podczas pracy w domu.
• Środowisko pracy hybrydowej może mieć wpływ na trudniejsze „wyłączenie się” z pracy pod koniec dnia.

Zachowanie jednego poziom komunikacji

W środowisku hybrydowym komunikacja również staje się bardziej złożona. Firmy muszą znaleźć sposoby na utrzymanie jej jasności i spójności we wszystkich kanałach. Tak by nikt nie poczuł się odłączony od przekazów firmy.

Przywództwo

Największe wyzwanie pozostaje w obszarze przywództwa. Menedżerowie muszą dostosować swoje style, aby skutecznie kierować zarówno pracownikami w biurze, jak i tymi, którzy pracują zdalnie. Pracownicy muszą czuć się wspierani i zaangażowani w realizacje celów firmy.

Sprawdź, na czym polega podejście z zarządzaniu zespołami zwane Human Leadership

Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników w erze hybrydowej

Istnieje szereg rozwiązań, które mogą pomóc firmom w zwiększeniu zaangażowania pracowników i utrzymania silnej kultury organizacyjnej w hybrydowym środowisku pracy.

• Jednym z nich jest celowe kreowanie możliwości nawiązywania kontaktów i współpracy przez pracowników. W jaki sposób? Poprzez organizowanie regularnych wirtualnych wydarzeń integracyjnych, przyjaznych wydarzeń społecznościowych lub tworzenie cyfrowych przestrzeni do swobodnej interakcji.
• Technologia odgrywa kluczową rolę we wspieraniu zaangażowania w środowisku hybrydowym. Firmy inwestują w narzędzia, które ułatwiają płynną komunikację i współpracę, niezależnie od lokalizacji pracownika. Mogą to być np. zaawansowane systemy wideokonferencyjne, narzędzia do tworzenia wirtualnych tablic lub platformy wspierające pracę asynchroniczną.
• Wiele organizacji zmienia również swoje fizyczne przestrzenie biurowe, aby lepiej wspierać pracę hybrydową. Tworzone są wspólne przestrzenie do pracy zespołowej, przy jednoczesnym zapewnieniu cichych miejsc do wirtualnych spotkań lub pracy indywidualnej. 
• Firmy dbają też o to by programy szkoleniowe i rozwojowe były dostosowane do pracy hybrydowej. Obejmuje to zapewnienie szkoleń zarówno pracownikom, jak i menadżerom. Także w zakresie pracy hybrydowej.
• Organizacje kładą duży nacisk na budowanie i podtrzymywanie dobrego samopoczucia i work-life balance. Elastyczne godziny pracy, zapewnianie wsparcie zdrowia psychicznego lub wdrażanie polityk zapobiegających wypaleniu zawodowemu, są szczególnie doceniane przez pracowników funkcjonujących w hybrydowym modelu pracy. 
• Te działania w sposób zdecydowany poprawiają zdolności firm do utrzymywania silnego zaangażowania pracowników, a tym samym silnej kultury organizacyjnej.

Integracja i inkluzywność

Promując integrację i budowanie zespołu w środowisku hybrydowym, firmy powinny być kreatywne i w sposób celowy tworzyć możliwości nawiązywania kontaktów pomiędzy pracownikami, managerami i zespołami. 

• Dobrym przykładem są wirtualne działania integracyjne takie jak gry online lub wyzwania, w których można uczestniczyć z dowolnego miejsca pracy.
• Firmy powinny też promować regularne, bezpośrednie spotkania pracowników. Są one cenne dla budowania relacji i wzmacniania kultury firmy. Zapewniają wzmocnienie więzi między członkami zespołu.
• Kolejną strategią jest tworzenie wydarzeń społecznościowych, w których można brać udział zarówno osobiście, jak i wirtualnie, zapewniając wszystkim pracownikom możliwość uczestnictwa w nich niezależnie od ich lokalizacji.
• Praca hybrydowa może prowadzić do różnic w dostępie do możliwości i włączenia pracowników. Ważne jest, aby organizacje aktywnie pracowały nad zapewnieniem równych szans i promowaniem inkluzywności.
• Niektóre firmy wprowadzają „dni obecności”, kiedy to wszyscy członkowie zespołów powinni być w biurze. Takie podejście zapewnia regularną interakcję pomiędzy ich pracownikami i szefami.

Komunikacja

Regularna i skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla budowania i utrzymywania kultury organizacyjnej, zwłaszcza w hybrydowym środowisku pracy. Oznacza to:

• Zapewnienie spójnych komunikatów we wszystkich kanałach, niezależnie od tego, czy są to wiadomości e-mail, rozmowy wideo, chaty czy spotkania osobiste.
• Ułatwianie otwartego dialogu między kierownictwem a pracownikami poprzez regularne spotkania w siedzibie firmy, sesje opinii, pytań i odpowiedzi, dni „otwartych drzwi”, realizowanych zarówno wirtualnie, jak i w firmie.
• Uruchomienie platformy służącej dzieleniu się z pracownikami wiadomościami z firmy. Platforma pomaga łączyć wszystkich w realizacji założonych celów, ale i prezentować osiągnięcia organizacji. Może to odbywać się za pośrednictwem firmowego intranetu, newsletterów czy wirtualnych spotkań wszystkich pracowników.
• Zachęcanie do dzielenia się opiniami i pomysłami to kolejny kluczowy aspekt komunikacji w środowisku hybrydowym. Mogą to zapewnić np. cyfrowe przestrzenie do „burzy mózgów” czy kanały wymiany informacjami.

Przykłady budowania zaangażowania pracowników

Od czasu wdrożenia przez firmy pierwszych modeli pracy zdalnej wiele się zmieniło. Przede wszystkim w podejściu do budowania zaangażowania pracowników. Pojawiło się szereg pomysłów na akcje, które to zaangażowanie mają wspierać:

• Wirtualne przerwy na kawę lub spotkania przy lunchu mogą pomóc odtworzyć swobodne interakcje społeczne przypominające te, w których pracownicy biorą udział w biurach. 
• Programy edukacyjne i rozwojowe online zapewniają możliwości budowania umiejętności i zdobywania nowych kompetencji, co może zwiększyć zaangażowanie i satysfakcję z pracy. Dostęp do tych programów można uzyskać z dowolnego miejsca pracy. 
• Programy motywacyjne i uznaniowe, które działają zarówno zdalnie, jak i w biurze, są ważne dla utrzymania zadowolenia z pracy i motywacji pracowników. Docenianie i nagradzanie realizowane są w formach finansowej i pozapłacowej. Pierwsza obejmuje nagrody finansowe, druga pakiety ubezpieczeniowe, karty do kin i klubów fitness, lub też - za pośrednictwem platform cyfrowych - różne formy wzajemnego uznania, np. tzw. kudosy, które wymieniane są na nagrody. 
• Inicjatywy wellness, wspierające dobre samopoczucie pracowników: wirtualne zajęcia fitness czy sesje dla zdrowia psychicznego.
• Tworzenie międzydziałowych zespołów projektowych sprzyjających współpracy i pomagających w budowaniu relacji pracowników z różnych lokalizacji w całej organizacji.