Jak skutecznie przeprowadzić offboarding pracowników?

Czy dobrze zorganizowany proces offboardingu jest ważny dla pracownika i organizacji? Zdecydowanie tak! Według amerykańskiej organizacji SHRM - Society for Human Resource Management, osoby w wieku 50 i 60 lat pracowały średnio w 12 różnych firmach. Odchodząc z pracy, każda z nich zabiera ze sobą pozytywne lub negatywne doświadczenie związane z tym odejściem. Tymczasem z badań Gallupa wynika, że tylko 12 proc. byłych pracowników zdecydowanie uważa się za część „sieci absolwentów” swojej poprzedniej firmy, a tylko 10 proc. poleciłoby ją innym jako miejsce pracy.

Czym jest offboarding?

Offboarding to proces formalnego zakończenia współpracy między pracownikiem a pracodawcą czy to na skutek rezygnacji, zwolnienia czy przejścia na emeryturę. Obejmuje on działania takie jak przekazanie obowiązków, zwrot firmowego sprzętu oraz zakończenie wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem. 

Jest to jeden z kluczowych etapów cyklu życia pracownika w organizacji, który, choć często niedoceniany, ma istotne znaczenie dla utrzymania dobrego wizerunku firmy i ochrony jej interesów.

Dobre pożegnanie jest równie istotne jak dobre przywitanie

Podobnie jak onboarding, który ma na celu wprowadzenie nowego pracownika do firmy, offboarding odgrywa istotną rolę w kształtowaniu wizerunku firmy i relacji z pracownikami. Badania wskazują, że dobrze przeprowadzony proces zakończenia współpracy nie tylko chroni firmę przed utratą kluczowej wiedzy, ale także może prowadzić do pozytywnych opinii o pracodawcy, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki rekrutacyjne w przyszłości.  

Offboarding nie tylko wpływa na to, jak były pracownik postrzega firmę, z którą się rozstał, ale także jak pozostali pracownicy oceniają jej procesy HR. Profesjonalnie przeprowadzony może mieć wpływ na ochronę reputacji firmy, a także zmniejszać ryzyko prawne i operacyjne, związane np. z bezpieczeństwem danych, do których były pracownik miał dostęp.

Dlaczego skuteczny offboarding jest ważny?

Wpływ na markę pracodawcy

Jak wykazały badania, sposób w jaki firma rozstaje się z pracownikami, ma bezpośredni wpływ na jej wizerunek na rynku pracy. Pracownicy, którzy doświadczyli dobrze zorganizowanego offboardingu, są bardziej skłonni polecić firmę innym lub wrócić do niej w przyszłości. 

Pod tym względem jest jeszcze wiele do zrobienia. Gallup podaje, że obecnie mniej niż połowa pracowników (45%) jest zadowolona ze sposobu, w jaki ich organizacja przeprowadziła ich przez proces odejścia z firmy, a jedynie 24% jest z tego procesu „niezwykle zadowolonych”.

Trzeba też pamiętać, że według Social Readjustment Rating Scale (SRRS), bardziej znanej jako Skala Stresu Holmesa i Rahe’a, utrata pracy jest dla nas jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych. Dość powiedzieć, że choroba członka rodziny lub małżonka znajduje się na tej skali o 3 pozycje niżej. 

Złe wspomnienia związane z offboardingiem wiążą się w sposób oczywisty ze złymi opiniami na temat byłego pracodawcy.

Ochrona informacji i danych firmy

Jednym z najważniejszych aspektów offboardingu jest zabezpieczenie danych firmy. Proces ten powinien obejmować odwołanie dostępu do systemów, zwrot firmowego sprzętu oraz przypomnienie pracownikowi o obowiązujących go umowach poufności. 

„The Hacker News” informował, że w pierwszej połowie 2024 roku pracodawcy zwolnili ponad 80 tys. pracowników technicznych. Gdy weźmie się pod uwagę fakt, że przeciętny pracownik korzysta z 29 różnych aplikacji i potrzebny jest inny pracownik, który skutecznie zablokuje do nich dostęp, nietrudno wyobrazić sobie skalę możliwych naruszeń danych. Zwłaszcza gdy pracownik nie jest zadowolony z rozstania z pracodawcą. Znany jest przykład dwóch byłych pracowników Tesli, którzy ujawnili dane 75 tys. użytkowników niemieckim mediom.

Utrzymanie relacji z byłymi pracownikami

Dobre relacje z byłymi pracownikami, często nazywanymi „boomerang employees”, mogą okazać się niezwykle cenne. Mogą np. oznaczać możliwość podjęcia w przyszłości z byłym pracownikiem współpracy przy ważnym projekcie, rekomendacji nowych talentów lub nawet powrotu byłych pracowników do firmy.

Eksperci AIHR Academy To Innovate HR podkreślają, że pracownicy nie zawsze odchodzą z firmy, ponieważ są zwalniani lub nie identyfikują się z jej kulturą. Dlatego niektórzy z nich wracają, po okresie pracy w innej organizacji, do swojego poprzedniego pracodawcy. Z badań AIHR wynika, że prawie 40% pracowników rozważałoby taka możliwość. Pozytywne doświadczenia związane z wcześniejszym offboardingiem odgrywają w tym przypadku kluczową rolę.

Zebranie opinii 

Zbieranie szczerych opinii od odchodzących pracowników może być cennym źródłem informacji, które pozwala na udoskonalenie w firmie procesów. Przeprowadzenie rzetelnej rozmowy wyjściowej może przyczynić się do identyfikacji problemów, które nie są widoczne na co dzień, a także na zrozumienie motywacji, które skłoniły pracownika do opuszczenia firmy.

Kluczowe elementy procesu offboardingu

Komunikacja: Jak i kiedy poinformować zespół i pracownika o zakończeniu współpracy? 

Komunikacja jest jednym z najważniejszych elementów procesu offboardingu. Informacje o zakończeniu współpracy powinny być przekazane ze stosownym wyprzedzeniem, z zachowaniem szacunku dla odchodzącego pracownika. Ważne jest, aby poinformować o tym zarówno samego pracownika, jak i jego zespół. Pozwoli to na uniknięcie plotek i nieporozumień w firmie.

Formalności: Przeprowadzanie formalnych procedur 

Każdy proces offboardingu powinien obejmować formalne kroki związane z zakończeniem umowy, zabezpieczeniem dostępu do systemów oraz wzajemnego przekazania wszelkich dokumentów.

Exit interview: Efektywna rozmowa wyjściowa 

Rozmowa wyjściowa to kluczowy element offboardingu pracownika. Pozwala na zebranie od niego cennych dla organizacji informacji.

Bezpieczeństwo danych: Zabezpieczenie informacji firmowych

Proces ten powinien obejmować natychmiastowe odebranie dostępu do systemów, a także o odpowiednie zarchiwizowanie i usunięcie danych z firmowych urządzeń.

Zbieranie sprzętu i rozliczenia: Odbiór firmowego sprzętu i rozliczenie z pracownikiem

Zorganizowanie zwrotu firmowego sprzętu oraz finalizacja wszystkich rozliczeń finansowych to ostatni krok w procesie offboardingu.

Najczęstsze błędy w offboardingu

Brak planu i chaos w działaniu

Jednym z najczęstszych błędów jest brak planu działania, co prowadzi do chaosu i stresu zarówno dla odchodzącego pracownika, jak i zespołu, którego był członkiem.

Niewłaściwa komunikacja z zespołem

Niewystarczająca komunikacja może prowadzić do spekulacji i obniżenia zaangażowania w zespole. 

Ignorowanie opinii odchodzącego pracownika

Brak analizy i wykorzystania informacji uzyskanych podczas exit interview to kolejny błąd.  Może on oznaczać utratę cennych informacji pomocnych w poprawie procesów i uniknięciu w przyszłości rotacji pracowników.

Niedocenianie znaczenia relacji z byłymi pracownikami

Zaniedbanie relacji z byłymi pracownikami może prowadzić do utraty potencjalnych korzyści, takich jak powrót wartościowych pracowników do firmy w przyszłości.

Najlepsze praktyki offboardingu

• Microsoft – program sieci absolwentów: Microsoft wdrożył program sieci absolwentów jako część swojej strategii offboardingowej. Gdy pracownicy odchodzą, są zapraszani do dołączenia do sieci, która pozwala im utrzymywać kontakt z byłymi koleżankami i kolegami oraz firmą. Ta inicjatywa nie tylko pomaga utrzymać pozytywne relacje z byłymi pracownikami, ale także sprzyja zjawisku „boomerang employees” czyli powrotu do firmy po zdobyciu nowych doświadczeń w innych organizacjach. To podejście wzmacnia markę pracodawcy Microsoftu.
• Google - wywiady wyjściowe: Google jest znany z precyzyjnej organizacji „employee life cycle”, które obejmuje oczywiście również proces offboardingowy. Gdy pracownik decyduje się odejść, Google przeprowadza z nim wywiad wyjściowy, który koncentruje się na zebraniu szczegółowych informacji zwrotnych na temat doświadczeń pracownika zebranych podczas pracy w Google. Informacje te są nie tylko wykorzystywane do poprawy środowiska pracy, ale także do identyfikacji wzorców, które mogą prowadzić do negatywnych sytuacji jak np. rotacji pracowników. Google stara się budować pozytywne relacje z byłymi pracownikami w taki sposób, by byli oni ambasadorami marki, nawet po odejściu z organizacji.

Skuteczny offboarding? Eksperci HR radzą:

• Zbieraj opinie na temat doświadczeń pracownika, co może dostarczyć cennych informacji do poprawy kultury organizacyjnej i strategii retencji firmy.
• Kontroluj proces strukturyzowanego przekazywania wiedzy, aby zminimalizować zakłócenia i zachować wiedzę organizacyjną.
• Stwórz sieć byłych pracowników, aby utrzymać z nimi kontakt. Także w kontekście ewentualnej współpracy w przyszłości. 
• Zapewnij pomoc w przejściu do nowej pracy czy wsparcia w znalezieniu nowego zatrudnienia na przykład poprzez pomoc w przygotowaniu CV.
• Przeprowadź transparentną komunikację w trakcie procesu offboardingu, aby odchodzący pracownik miał na jego temat pełną wiedzę. Choćby w kwestii przysługujących mu świadczeń i ostatecznego wynagrodzenia.