Zdalny onboarding: doświadczenie menedżera HR w Michael Page

W ciągu ostatnich miesięcy wiele firm stanęło w obliczu wyjątkowej sytuacji w związku z COVID-19. W jaki sposób firmy zatrudniają i wdrażają nowych pracowników w czasach dystansu społecznego? Odpowiedź brzmi: zdalnie.

Zapytaliśmy jednego z naszych pracowników HR w Szwajcarii, Anaïs Véron, o jej przemyślenia na temat pierwszego wirtualnego procesu onboardingu, który niedawno przeprowadziła z nową konsultantką PageGroup, Sophie Dornbach.

Jak wygląda proces zdalnego onboardingu konsultanta w PageGroup w porównaniu do tradycyjnego wdrożenia?

Zwykle w naszym biurze odbywamy trzydniowe szkolenie wprowadzające z naszymi nowymi pracownikami w ciągu pierwszego miesiąca ich pracy. Sophie, jako pierwsza uczestniczyła w tym procesie w trybie zdalnym. Komunikacja ma kluczowe znaczenie. Rozmawialiśmy ze sobą dużo więcej, aby upewnić się, że mamy opracowany przejrzysty plan.

Za pośrednictwem Microsoft Teams, jednego z naszych narzędzi cyfrowych, zaoferowaliśmy krótsze sesje w różne dni, obejmujące te same treści, co wcześniejsze trzydniowe szkolenia. Szkolenia z wartości i procesów PageGroup, porady dotyczące prowadzenia rozmów telefonicznych z klientami, przeprowadzania wywiadów i prezentacji sprzedażowych, zostały przeprowadzone w trybie zdalnym. Nasi starsi konsultanci zaprosili następnie Sophie do uczestniczenia w wielu spotkaniach online z kandydatami i klientami, i byli odpowiedzialni za jej integrację z zespołem i „wirtualnym” biurem.

W jaki sposób upewnić się, że wszystko działa sprawnie?

W związki z tym, że Sophie była naszym pierwszym pracownikiem, który został wdrożony zdalnie, stworzyliśmy dla niej rozwiązanie dostosowane do jej potrzeb. Otrzymaliśmy ogromne wsparcie ze strony IT, który upewnił się, że wszystko co zostało przygotowane działa.

W procesie wdrażania korzystaliśmy głównie z narzędzi cyfrowych Microsoft Teams i Page Learning, które już wcześniej sprawdzały się w szkoleniach online. Dzięki Microsoft Teams mogliśmy tworzyć ankiety w ramach szkolenia, osobne kanały, sale lekcyjne itp. Dzięki temu, szkolenie było interaktywne i nie traciliśmy uwagi uczestników. Z drugiej strony korzystaliśmy z Page Learning, który jest naszą wewnętrzną platformą szkoleniową, która oferuje miesięczne szkolenie wprowadzające dla nowych konsultantów, a także inne moduły dotyczące określonych programów i umiejętności.

Pandemia popchnęła nas w kierunku bardziej cyfrowego świata, a nasza firma pokazała, że ​​mamy odpowiednie zasoby i ludzi, aby dostosować się do nowej normy.

Jakie wnioski mogłaś wyciągnąć ze zdalnych procesów onboardingu, które do tej pory przeprowadziłaś?

Było to nasze pierwsze całkowicie zdalne wdrożenie, przez co byliśmy bardziej reaktywni, zamiast mieć jasny plan od samego początku. Jednak menedżer ds. rekrutacji, Sophie i nasz zespół HR byli w stałym kontakcie, dzieląc się wzajemnie spostrzeżeniami i opiniami, więc byliśmy w stanie zidentyfikować obszary, które mogliśmy następnie ulepszyć. Od tego czasu zastosowaliśmy zdobyte w ten sposób informacje, w wirtualnych procesach wdrażania innych nowoprzybyłych pracowników. Na przykład, mamy teraz jasny plan tego, czego oczekuje się od nowego pracownika od samego początku i w przejrzysty sposób przekazujemy kluczowe informacje i umiejętności, które nowi pracownicy zdobędą podczas każdego tygodnia. Szkolenia są realizowane od pierwszego dnia. Materiały są bardziej wizualne, więc łatwiej je zapamiętać. Oferowanie czterogodzinnego szkolenia przyniosło efekt przeciwny do zamierzonego. Za to dwie godziny w dwa różne dni są znacznie bardziej efektywne.

Jakie zalety / wady dostrzegasz w procesie online w porównaniu z tradycyjnym sposobem wdrażania?

Zdalne wdrażanie ma kilka zalet. Z perspektywy HR powiedziałabym, że możemy być bardziej zwinni, wydajni i nie tracimy czasu podczas szkoleń. Musieliśmy wykazać się kreatywnością. W efekcie, byliśmy wydajniejsi niż na zwykłych szkoleniach, ponieważ sesje były krótsze. Kluczem jest wysłanie zadania wcześniej przed docelowym szkoleniem i zintegrowanie w jak najlepszym stopniu ze szkoleniem, prosząc uczestników na przykład o opinię na dany temat, odgrywanie ról, zajęcia grupowe itp.

Jako wadę powiedziałabym, że budowanie poczucia przynależności do naszej firmy podczas onboardingu w trybie zdalnym, jest o wiele trudniejsze do osiągnięcia. Mamy swoje wartości, filozofię i unikalną atmosferę panującą w biurze. Jak można spróbować to uzyskać w warunkach zdalnych? Na pierwsze szkolenia na pewno potrzeba więcej czasu, ponieważ zarówno trenerów, jak i uczestników trzeba nauczyć obsługi platformy. Ponadto szkolenia online nie są dobrym rozwiązaniem w przypadku wielkiej grupy osób.

Czy proces zdalnego wdrażania zostanie zachowany?

Mamy już kilka miesięcy doświadczenia w zdalnym wdrażaniu. Od 1 czerwca mamy całkowicie odnowione wirtualne szkolenie wprowadzające. Będziemy nadal dążyć do rozwijania wdrażania w trybie zdalnym, ponieważ uważamy, że jest to fantastyczna alternatywa dla tradycyjnego procesu i w przyszłości może okazać się bardzo pomocna. Nasi nowi pracownicy mogą na przykład uczestniczyć w szkoleniach online przez dwie godziny dziennie, a resztę dnia mogą uczyć się już pracując wraz ze swoim zespołem.

Jeśli planujesz zdalnie wdrażać nowych pracowników? Skontaktuj się z członkiem naszego zespołu tutaj.

Aby uzyskać więcej informacji na temat doświadczeń Managera HR podczas zdalnego procesu wdrażania, kliknij tutaj.