Zdalny onboarding z punktu widzenia doświadczonego menadżera w PageGroup

W ostatnim czasie, coraz więcej firm decyduje się na zatrudnianie nowych pracowników w sposób zdalny. Poprosiliśmy o podzielenie się swoimi przemyśleniami na ten temat jednego z naszych menadżerów w który niedawno przeprowadził proces wirtualnego wdrażania ze swoim najnowszym członkiem zespołu – Sophie Dornbach. 

W normalnych okolicznościach Sophie spędzałaby swoje pierwsze dni pracy z resztą konsultantów,  uczestnicząc z nimi w spotkaniach, podpatrując ich codzienne czynności i zaznajamiając się z nowym otoczeniem. Menadżer posiadałby możliwość bieżącej oceny przebiegu procesu wdrożeniowego, jak dana osoba się czuje i czy potrzebuje ewentualnej pomocy i wskazówek. 

W zdalnym wdrażaniu bardzo ważna jest dobra organizacja i planowanie z odpowiednim zapasem czasu. Wszystkie zespoły są zachęcane do zapraszania nowej osoby na spotkania, a Sophie bezproblemowo ma możliwość brania w nich udziału wirtualnie.

Ze względów społecznych, w celu zintegrowania Sophie z resztą zespołu, aranżowaliśmy specjalne, wirtualne spotkania „na kawę” i uwzględniliśmy Sophie we wszystkich platformach komunikacyjnych, z których aktualnie korzystamy (WhatsApp, Yammer, Microsoft Teams itp.). Pierwszego dnia pracy Sophie otrzymała powitalne wiadomości ode mnie i przedstawiciela HR oraz sama przedstawiła się - wysyłając wszystkim maila. 

Jeśli chodzi o zaplecze techniczne, bez względu na to w jaki sposób wdrażamy pracownika do firmy, bazujemy na takim samym zestawie narzędzi – w głównej mierze korzystając z platformy komunikacyjnej Microsoft Teams. W pierwszej kolejności Sophie przeszła teoretyczne szkolenie z osobą z HR i z naszej platformy Page Learning, po czym dołączała do rozmów z klientami i kandydatami innych konsultantów. Po jakimś czasie Sophie zaczęła wykonywać własne połączenia telefoniczne, a szkolenie zakończyło się sesją podsumowującą po jej pierwszej rozmowie.

Mimo ciągłej komunikacji, menadżer ma mniejszą kontrolę nad zdalnym wdrażaniem. Niemniej jednak musi zaufać nowemu konsultantowi jeszcze bardziej, niż dotychczas.  

Krótka odpowiedź brzmi: TAK.

Dział HR wykonał znakomitą pracę, przygotowując Sophie do swojej roli. Była w stałym kontakcie ze swoim zespołem i innymi pracownikami z jej biura i bardzo szybko stała się częścią zespołu.

Z punktu widzenia menadżera, przyjemnie byłoby zobaczyć swój cały zespół z powrotem w biurze, niemniej jednak najlepiej powoli przeprowadzać proces powrotu do biura, na zasadzie dobrowolności. Dając pracownikom możliwość wyboru, zauważyliśmy, że część osób zdecydowała się na powrót do biura, a niektórzy nadal wolą pracować z domu.

Doświadczenie jakie uzyskaliśmy w przeciągu ostatnich kilku miesięcy pozwala nam stwierdzić fakt, iż część rozmów kwalifikacyjnych możemy przeprowadzać zdalnie. Spotkania twarzą w twarz nie są już tak istotne jak przedtem. 

Zwykle lubię organizować swój dzień z dużą elastycznością. Niestety w procesie zdalnym nie jest to możliwe. Trzeba być bardzo rygorystycznym w stosunku do swojej agendy, jak i agendy nowego konsultanta. Z tego powodu na początku nie mieliśmy jasno określonej struktury, co było dla Sophie mylące. 

Zbyt wiele zaproszeń na kawę i rozmowy kwalifikacyjne od innych członków zespołu również były przytłaczające. Dlatego opracowaliśmy dla Sophie jasny plan czego oczekujemy od niej w przeciągu pierwszych miesięcy. Przejrzałem jej kalendarz i odpowiednio przeorganizowałem jej listę spotkań. Zespół również odegrał ważną rolę, udzielając jej bieżącej pomocy i wsparcia.

Myślę, że praca w biurze będzie nadal ważnym elementem pracy, zwłaszcza gdy ma się tak świetny zespół, który emanuje wokół samą pozytywną energią. Z drugiej strony, zdalne wdrażanie uważam za świetną alternatywę dla konwencjonalnego procesu. Szkolenia wirtualne są krótsze i bardziej interaktywne, co pomogło Sophie szybciej się uczyć. Komunikacja wewnętrzna podczas wdrażania również przebiegła lepiej niż pomyślnie.